Congrès et réunions d’affaires: tendances à surveiller

Un panel composé de 26 experts britanniques et australiens se prononce sur les grandes tendances qui façonneront l’industrie du tourisme d’affaires et des congrès au cours des prochaines années. Les contextes économique, technologique, social et politique évoluent rapidement et influencent à divers degrés les dirigeants de ce secteur. Avec une concurrence qui s’intensifie et une offre qui se diversifie, le marché des congrès reste à surveiller de près.

Un vent d’optimisme

L’industrie des congrès et des réunions d’affaires est cyclique et de nature à subir l’influence du contexte économique. Après un ralentissement marqué durant les années post 11 septembre 2001, le pessimisme s’estompe rapidement (lire aussi: «Temps et argent, les credo du voyageur d’affaires») et la Travel Industry Association s’attend à ce que la croissance des dernières décennies reprenne progressivement son cours pour atteindre environ 3,6% en 2005 aux États-Unis.

Les intervenants du secteur des congrès doivent toutefois tenir compte des grandes tendances qui exerceront une influence marquante au cours des années à venir. Deux chercheurs universitaires ont mené une étude qualitative auprès d’un échantillon de plus de 250 experts britanniques et australiens – provenant d’organisations touristiques, d’offices de congrès, d’entreprises spécialisées dans la planification de congrès, d’associations sectorielles, d’universités et de centres de congrès – afin de déterminer les tendances à surveiller. Selon leurs conclusions, celles-ci se répartissent en trois catégories: l’environnement d’affaires, la technologie ainsi que les contextes social et politique.

Concurrence, préoccupation d’affaires primaire

Les membres du panel sont unanimes quant à l’importance du contexte concurrentiel global qui s’intensifiera, compte tenu de la multiplication des nouveaux centres de congrès, de la modernisation des services, de la compétitivité des prix des destinations émergentes et de l’accroissement des attentes de la clientèle. Au Royaume-Uni, par exemple, les espaces qui peuvent accueillir les réunions et les congrès ne se limitent plus aux grandes villes, mais se retrouvent également dans des hôtels campagnards, dans des établissements éducatifs ou des lieux d’hébergement alternatifs comme des châteaux ou certains sites historiques. Même les complexes de cinéma courtisent les événements corporatifs avec des salles d’équipement à la fine pointe de la technologie et un service clé en main.

Le panel d’experts a aussi identifié la fluctuation des devises comme préoccupation majeure. Dans le cas de destinations qui doivent composer avec une monnaie forte, l’impact peut devenir significatif dans un contexte de concurrence globale. À ce chapitre, notons que l’appréciation considérable du dollar canadien observée au cours des derniers mois pourrait nuire à la performance du Québec sur le marché international.

Par ailleurs, les organisateurs de congrès devront s’adapter à de nouvelles réalités quant aux conférences elles-mêmes. Ces dernières seront de plus courte durée et accueilleront moins de délégués. De tels changements se traduiront, sur le plan marketing, par le développement de relations à long terme avec la clientèle afin d’assurer une certaine stabilité et de favoriser le repeat business.

Déjà identifié en 2003 par Meeting Professionals International comme étant le principal facteur technologique influençant la planification, le raccourcissement des délais de réservation, qui résulte principalement d’une efficacité accrue des échanges d’information et des services de réservation en ligne, joue un rôle direct sur la capacité d’organiser les événements plus rapidement. Cela ajoute inévitablement de l’incertitude quant à la planification à long terme du calendrier d’événements. 

Avancées technologiques

L’utilisation de nouvelles technologies dans des lieux de congrès permet normalement d’accroître l’efficacité, mais elle peut aussi engendrer certains problèmes. Souvent, l’adoption des dernières avancées techniques ne s’accompagne pas d’un support adéquat et, s’il survient des ennuis durant les événements, l’efficience de l’organisation en souffre. Cela explique une certaine résistance à installer la technologie de pointe qui exige, de surcroît, de dispenser une formation spécialisée aux employés du centre de congrès afin qu’ils soient en mesure d’offrir un service de qualité.

En contrepartie, la clientèle exige de plus en plus d’équipements derniers cris. Malheureusement, les coûts requis pour l’installation et la mise à jour constante de ces nouvelles technologies s’avèrent trop élevés pour les centres de congrès de moindre dimension. Sur le plan technologique, on s’attend donc à ce que les centres de congrès de plus grande envergure disposent d’un avantage concurrentiel de plus en plus important.

Depuis plusieurs années, il est régulièrement question de l’influence de la vidéoconférence sur les déplacements d’affaires. Certains experts parlent d’un véritable produit de substitution aux voyages. Force est d’admettre que certaines révisions s’imposent. Aujourd’hui, il existe un consensus généralisé parmi le panel d’experts à l’effet que ces solutions Web ne remplaceront jamais le traditionnel face à face. Peu importe l’avancée technologique, le contact humain demeure l’ultime moyen de communication. Ainsi, les réunions d’affaires et les congrès deviennent des lieux privilégiés pour établir des contacts professionnels directs, ce qui fait défaut lors des échanges électroniques.

Tendances sociales et politiques

Une croissance soutenue du tourisme international favorisera la demande pour le tourisme de congrès. Cela s’explique simplement par le fait que plus les gens voyagent en général, par agrément ou par affaires, et plus l’idée d’assister à une conférence à l’étranger devient acceptable.

Au cours des dernières années, les habitudes de travail ont changé: un nombre grandissant de gens effectuent du travail à domicile. Un tel contexte professionnel d’isolement crée une situation encore plus propice aux regroupements d’affaires qui permettent de rassembler les travailleurs dispersés. 

Les changements sociodémographiques pourraient aussi engendrer de nouvelles opportunités d’affaires. D’une part, avec le vieillissement de la population, un nombre important d’anciens travailleurs demeurent actifs en se joignant à diverses associations de retraités et prennent part à des réunions d’affaires ou à des congrès. D’autre part, les gens recherchent de plus en plus à équilibrer leur vie professionnelle et personnelle. Un nombre croissant de délégués choisiront d’inclure la famille en joignant un volet d’agrément à leur voyage d’affaires. Les destinations perçues comme «accueillantes» pour la famille pourraient ainsi en tirer profit.

Sur le plan politique, il est clair que la stabilité d’une destination demeure un gage de sécurité indispensable, voire un atout concurrentiel non négligeable. À ce chapitre, le Québec doit continuer de jouer la carte d’un contexte parfaitement sécuritaire, même au coeur des grandes villes. Reste à voir quels sont les autres facteurs qui influencent les planificateurs de congrès dans le choix d’une destination.

À lire dans la prochaine édition: Facteurs de succès d’une destination de congrès

Sources:
– Biarritz, Anne. «Organiser un événement corporatif dans une salle de cinéma», Le Planificateur, mai 2005.
– Meeting Professionals International. «Welcome to Futurewatch 2003», MPI [www.mpiweb.org], 2003.
– Travel Industry Association. «Travel Industry Optimistic For 2005», Hospitality Net [www.hospitalitynet.org], 2 novembre 2004.
– Weber, Karin et Adele Ladkin. «Trends Affecting the Convention Industry in the 21st Century», Journal of Convention & Event Tourism, Vol. 6, No 4, 2004.