Qu’est-ce qui rythmera l’industrie des congrès au cours de la prochaine année?

Pour l’année à venir, prévoit-on moins ou plus de réunions et de congrès? Et de participants? Des budgets plus serrés ou mieux garnis ? Qu’est-ce qui devrait marquer l’industrie des congrès au cours des 12 prochains mois? Chaque année le regroupement Meeting Professionals International (MPI) effectue un sondage auprès de ses membres afin de prendre le pouls de l’industrie et d’établir des prévisions pour l’année à venir. Le FutureWatch 2008, la dernière édition de cette enquête, révèle plusieurs renseignements clés sur l’état de la situation et les préoccupations des intervenants de ce secteur d’activité. En voici un aperçu suivi de quelques tendances.

L’étude, réalisée auprès de 1643 intervenants de l’industrie des congrès dans le monde, représente l’opinion de 611 planificateurs internes, de 265 gestionnaires d’événements, soit indépendants soit à l’emploi d’une entreprise externe (PCO) et de 732 fournisseurs et autres intervenants dans des domaines liés à l’industrie.

Autant d’événements et davantage de participants

Quoique l’industrie des congrès devrait bien se porter au cours de l’année 2008, on envisage peu de changements en termes de nombre de congrès et de réunions. Seuls les planificateurs indépendants anticipent une croissance significative de la quantité d’événements à organiser. Pour l’ensemble des répondants, par ailleurs, le taux de participation à ces rencontres sera à la hausse comparativement à 2007. Un plus grand nombre d’événements (21,9% vs 17,4% en 2007) devraient ainsi accueillir 500 personnes et plus.

Des budgets à la hausse

Malgré le climat économique incertain qui règne aux États-Unis, les planificateurs d’événements anticipent, dans l’ensemble, des budgets mieux garnis qu’en 2007. Comme pour cette même année, près du quart (24,1%) se chiffrent à moins de 200 000$, mais une plus grande part (11,4% vs 8,4%) se situe entre 500 000 et 999 999$. C’est le milieu corporatif qui prévoit l’augmentation la plus généreuse, avec une hausse de 27% par rapport à l’année passée. Les planificateurs des milieux associatifs indiquent plutôt une diminution de 9,3% de leurs budgets.

Enjeux globaux

Les principales influences extérieures qui pourraient affecter l’industrie en 2008 diffèrent quelque peu selon le type de planificateurs, mais, globalement, voici celles qui semblent préoccuper l’ensemble des répondants:

1. Le ralentissement économique et la crainte d’une récession;
2. Les coûts de l’huile et de l’essence / la hausse des coûts de voyage;
3. L’inflation / la hausse générale des coûts;
4. Les avancées et les changements technologiques;
5. L’accès grandissant à l’information disponible en ligne;
6. Enjeux liés à l’environnement.

Les trois premiers enjeux inquiètent les répondants, puisque, selon leur évolution, ils pourraient exercer une influence importante sur la santé de l’industrie. Dans la version 2007 de cette enquête, la menace terroriste se situait au premier rang des enjeux majeurs pouvant affecter l’industrie… On la retrouve maintenant en dixième place.

Les changements technologiques et la facilité à obtenir de l’information en ligne incitent les planificateurs et les fournisseurs à demeurer à l’affût et à se servir de ces avancées pour accroître l’efficacité des événements. Bien que le recours à la webdiffusion et aux autres technologies facilitant la diffusion en direct soit à la hausse, cela ne semble pas constituer une menace pour les rencontres face à face. Comme c’est le cas dans l’ensemble de l’industrie touristique, la question environnementale constitue un objet de préoccupation.

Pénurie de main-d’œuvre qualifiée: un enjeu majeur

Les répondants du Canada, davantage touchés par cet enjeu, ont été questionnés plus spécifiquement sur la question de la pénurie de la main-d’œuvre dans les hôtels, les restaurants et les centres de congrès. (Lire aussi: Le recrutement de la main-d’œuvre en tourisme: il est minuit moins une.) Il s’agit d’un défi considérable qui préoccupe l’ensemble des intervenants (77,3% des répondants du Canada). La majorité d’entre eux estime que cette problématique pourrait éventuellement entraîner une baisse du nombre d’événements au pays, ainsi qu’une chute du taux de participation.

Le passeport obligatoire

L’obligation de présenter son passeport lors des voyages entre les États-Unis et le Canada, le Mexique et la Caraïbe semble avoir un impact modéré sur le nombre de congrès jusqu’à présent. Mais cette situation pourrait changer. Plus de la moitié (58%) des répondants canadiens et le tiers (33,6%) des Américains s’attendent à ce qu’ils diminuent en 2008.

Quelques tendances

Outre les grands enjeux avec lesquels les intervenants du milieu auront à traiter, plusieurs tendances rythmeront l’industrie au cours de la prochaine année. En voici quelques-unes:

• Vers un partage du risque. Les comités organisateurs ne veulent plus assumer seuls les risques financiers qu’implique un événement. Ils demandent au planificateur externe de prendre en charge une partie de ce risque, par exemple par la signature de contrats avec l’hôtel ou encore une rémunération au rendement, selon le nombre de délégués inscrits.

• La techno omniprésente. Avec un accès Internet sans fil sur tout le site du congrès, de nombreux outils pour la logistique et les présentations, la webdiffusion de certaines conférences et la création de communautés grâce au Web 2.0 dans le but d’alimenter les discussions avant, pendant et après l’événement, l’industrie des réunions et des congrès est très branchée! Autrefois perçue comme une menace, la techno est plutôt considérée comme étant au service des événements.

• Des congrès plus responsables. C’est une tendance qui devrait marquer l’industrie au cours des prochaines années, de plusieurs façons. On change les façons de faire et on instaure de nouvelles habitudes. En ce qui a trait à l’environnement, notamment, on réduit les communications papier, les emballages individuels, on introduit les produits locaux et on minimise le gaspillage. Sur le plan social, certains suggèrent aux participants de poser un geste positif dans la communauté. Il peut s’agir de s’impliquer dans une activité caritative ou encore d’encourager une cause locale.

• Pour les réunions à l’extérieur des grands centres: recours à l’imagination! L’offre en région fait également face à une concurrence grandissante et c’est souvent l’originalité qui permettra à une destination de se démarquer, par exemple en ayant recours à des lieux non traditionnels pour la tenue de réunions ou encore en développant une thématique rattachée au site.

• Du contenu et des occasions de contact. Dans un contexte où le monde du travail exige efficacité et performance, les participants aux réunions et aux congrès s’attendent à retirer de l’information pertinente et à établir des contacts qui leurs seront bénéfiques sur le plan professionnel.

Quoique sa santé dépende de plusieurs facteurs dynamiques, l’industrie des congrès et des réunions devrait continuer à bien se porter. La concurrence est féroce entre les destinations de même qu’entre les sites. Pour se positionner avantageusement, les intervenants doivent notamment s’assurer que leurs infrastructures et les services offerts répondent aux besoins actuels, mais ils doivent aussi être proactifs et mieux se démarquer.

Merci aux personnes suivantes de leur collaboration:
Amélie Asselin, conseillère Affaires publiques et communications, Palais des congrès de Montréal;
Nancy Lambert, présidente, Association des bureaux de congrès du Québec (ABCQ);
Geneviève Leclerc, CMP, chef du Service aux congrès internationaux, JPDL.

Lire aussi:

– Le recrutement de la main-d’œuvre en tourisme: il est minuit moins une

Sources:
– Davidson, Rob. «EIBTM 2007 Industry Trends & Market Share Report», novembre 2007.
– Davidson, Tyler. «2008 Meetings Market Trends Survey», Meetings South, janvier 2008.
– Meeting Professionals International. «Future Watch 2008», American Express, 2007.