S’outiller pour organiser des événements responsables

Une foule d’organismes et de ressources diverses rendent disponibles des guides, des stratégies, des boîtes à outils pour instaurer des pratiques vertes. Dans le but de passer à l’action dès maintenant, voici quelques recommandations pour verdir les événements, ainsi qu’un exemple concret, celui de la conférence 2008 Greening the Hospitality Industry.

Par où commencer?

Une entreprise qui souhaite prendre le virage vert devrait d’abord rédiger une politique environnementale ou, plus globalement, de développement durable. L’énoncé de cette politique devrait être clair, simple et traduire la prise de position environnementale. Ensuite, la stratégie de mise en œuvre – ou plan d’action – permettrait d’identifier les gestes à poser. À cet égard, voici deux documents bien étoffés sur le sujet qui peuvent servir de guide. D’autres ressources figurent à la fin de cet article.

• Guide des réunions écologiques d’Environnement Canada
• Convention Industry Council’s Green Meetings Report

Sélection de la destination: la clé!

Le planificateur d’un événement vert recherche une destination qui répond à ses critères et lui permet d’atteindre ses objectifs. Ainsi, une ville verte doit, entre autres, rendre faciles et agréables tous les déplacements, tant à pied que par les moyens de transport en commun. Ces derniers doivent également desservir l’aéroport de façon efficace. La destination verte assiste les planificateurs dans leurs recherches d’un site et de fournisseurs écoresponsables.

À titre d’exemple, Tourism Toronto offre, sur son site Internet, une sélection d’établissements de réunions et de congrès qui ont adopté une politique pro-environnementale. Par ailleurs, cette ville se classait parmi les plus vertes en Amérique du Nord, selon l’édition d’août 2006 du Meetings and Conventions Magazine. La ville de Sherbrooke a également choisi de promouvoir les réunions vertes en proposant aux planificateurs d’événements un Guide de l’organisateur écoresponsable.

Un exemple d’événement vert: la conférence 2008 Greening the Hospitality Industry

Le Green Meeting Industry Council a comme premier but dans l’organisation de son événement de faire tout en son pouvoir pour réduire son empreinte écologique et, en deuxième lieu, de compenser les émissions inévitables de carbone, en s’associant à un programme de compensation. (Lire aussi: «Vers un bilan «carbone neutre» – Le voyage prend le virage écologique».) Voici les actions entreprises pour y arriver:

• Sélection d’une destination qui a été en mesure de répondre aux exigences environnementales décrites dans l’appel d’offre.
• Choix d’un hôtel et d’un traiteur qui appliqueront les pratiques vertes reliées à la réduction des déchets, à l’économie de l’eau, à une utilisation efficiente de l’énergie, ainsi qu’à une bonne qualité de l’air et de l’eau.
• Impression du programme de la conférence et de la liste des délégués sur du papier 100% recyclé postconsommation*, avec de l’encre à base de soja.
• Pas ou très peu de documentation à remettre aux participants. Les présentations des conférenciers seront disponibles sur le site Web de l’organisme.
• Sensibilisation auprès des exposants pour les encourager à minimiser les produits dérivés qu’ils distribuent et à choisir plutôt des objets durables.
• Cueillette et réutilisation des étuis à cocardes et des rubans.
• Organisation d’une activité de bénévolat avec la Vancouver Food Bank, qui permet aux participants de poser un geste responsable dans la communauté d’accueil.
• Association à un programme d’achat de crédits de carbone, soit Offsetters Climate Neutral Society, organisation de Vancouver.

Pour la tenue de cet événement, le Four Season Hotel de Vancouver s’est engagé à:

• Mettre en place un programme de recyclage (papier, verre, plastique, métal) ainsi que de compostage des déchets de table.
• Établir un partenariat avec une banque alimentaire afin de lui donner les repas non servis.
• Utiliser de la vaisselle de porcelaine et du linge de table lavable.
• Présenter les condiments et les confitures dans des contenants et le lait, le jus et l’eau dans des pichets, plutôt que d’avoir recours à des emballages individuels.
• Élaborer un menu qui met en valeur des produits locaux et biologiques ainsi que des options végétariennes.
• Donner à un organisme de charité les produits de beauté restants ou non utilisés (shampoing, revitalisant, lotion hydratante, etc.).
• Décorer avec des accessoires réutilisables (des plantes plutôt que des fleurs, par exemple).
• Adopter des pratiques écoénergétiques, comme éteindre les lumières et baisser le chauffage et la ventilation lorsque les salles sont inoccupées.

L’organisme encourage également les participants à faire leur part par différents gestes:

• Emprunter le service de navette ou les transports en commun de l’aéroport à l’hôtel, plutôt qu’un taxi.
• Choisir la marche ou les transports en commun dans la ville plutôt qu’un taxi.
• Si le taxi est inévitable, choisir un hybride de la flotte spéciale des Yellow Cabs de Vancouver.
• Éteindre les lumières et le chauffage de la chambre d’hôtel lorsqu’elle est inoccupée.
• Réduire la consommation et recycler le plus possible.
• Participer au programme de crédits de carbone proposé par la Conférence.

Mesurez, pesez, comparez

Pour gérer efficacement les efforts de réduction de consommation, il s’avère essentiel de mesurer les résultats. Cet exercice est nécessaire car il permet de vérifier si les objectifs ont été atteints, d’estimer la valeur des économies et d’en communiquer les résultats: prévoir un tri puis un suivi rigoureux des contenants ou des sacs dédiés aux matières recyclables, au compostage et aux déchets; comptabiliser les quantités de nourriture produites localement ou de façon biologique ainsi que les repas non servis qui sont donnés; comparer la production de documents imprimés par rapport à celle réalisée pour les événements précédents.

Vert et sincère!

Le bureau de normalisation du Québec (BNQ) et le Réseau québécois des femmes en environnement, en association avec plus de 70 intervenants de divers milieux, sont impliqués dans un projet de standardisation pour la gestion d’événements responsables. La mise en place de standards augmentera la crédibilité des pratiques de ceux qui y auront recours. Ces normes, d’abord utilisées comme repères, pourront ensuite être intégrées à un programme de certification.

Mais, en attendant, le recours aux appellations faisant référence à de bonnes pratiques environnementales ou aux principes de développement durable doit traduire une volonté sincère de changer pour des comportements plus responsables. Les imposteurs sont vite démasqués et condamnés… par des consommateurs de plus en plus informés.

* Le papier recyclé postconsommation est fait de papier qui a déjà été utilisé puis recyclé, contrairement au papier recyclé préconsommation, qui est fabriqué avec les retailles et autres déchets réalisés lors de la production de papier.

Sources:
– Conférence «2008 Greening the Hospitality Industry». Green Meeting Industry Council, 19-21 février 2008, Vancouver.
– Green Events Source. «The Green Events Source Book», Special PCMA (Professional Convention Management Association) Edition, janvier 2008.
– Réseau québécois des femmes en environnement en partenariat avec Recyc-Québec. «Guide pour la réduction des matières résiduelles lors de l’organisation d’événements publics», [http://www.rqfe.org/documentation/RQFE-guide.pdf], consulté le 4 mars 2008.
– Tourisme Sherbrooke. Guide de l’organisation écoresponsable, [guideorganisateurecoresponsable.pdf], consulté le 4 mars 2008.

Sites Internet:
– Événement Écoresponsable
– Green meeting Industry Council
– Tourism Toronto (Green Meetings & Facilities)