Les conférences virtuelles changeront-elles le visage du voyage d’affaires?

La firme PhoCusWright considère la vidéoconférence comme l’une des grandes tendances qui modifiera le paysage des voyages d’affaires. On en parle depuis plusieurs années, mais il semble que les planètes soient maintenant alignées pour donner une véritable impulsion à cette technologie. Des entreprises touristiques y ont déjà décelé des occasions d’affaires et les perspectives de développement dans ce domaine sont prometteuses. La vidéoconférence ne sonnera pas le glas du voyage d’affaires, mais…  elle en diminuera assurément la fréquence.

Réserve-t-on un billet d’avion ou une salle de conférence?

Tous les ingrédients sont réunis pour que la vidéoconférence fasse recette. Elle sauve temps, argent et environnement.

• Elle diminue les dépenses de voyage, facteur critique en temps de difficultés économiques et de performance au regard de la concurrence. Elle fait abstraction des hausses de coût et des frais de déplacement. Les prix d’achat de cette technologie sont à la baisse.
• Elle permet un important gain de productivité et l’optimisation du temps des employés.
• Dans un contexte de globalisation, elle réunit instantanément les interlocuteurs où qu’ils soient aux quatre coins de la planète.
• Elle augmente la performance. Elle assure un meilleur service à la clientèle en facilitant la multiplication des interventions auprès des clients actuels et potentiels et en réunissant un plus grand nombre de personnes «autour de la table».
• Elle réduit les déplacements et améliore ainsi la qualité de vie des voyageurs d’affaires.
• Elle se moque du mauvais temps.
• Elle esquive les longues files d’attente aux aéroports.
• Elle évite de propager ou de contracter des microbes et d’être à la merci des attentats ou autres conflits.

Et argument de poids: la vidéoconférence est verte!

Les compagnies engagées dans ce domaine jouent la carte de l’environnement pour mousser leurs ventes. Une filiale de British Telecommunications propose à ses clients un outil, le Engage Tracker, qui permet d’évaluer le rendement sur l’investissement (ROI) de l’utilisation de la vidéoconférence et de l’empreinte du déplacement sur l’environnement.

Certains organismes voués à la protection de l’environnement prônent cette technologie pour réduire les gaz à effets de serre. Évidemment, les entreprises qui veulent démontrer leur responsabilité sociale s’y convertiront.

Après avoir installé sept systèmes de vidéoconférence, au coût total de 62 000 USD, la compagnie Vanguard Truck Centers estime qu’elle a sauvé 85 000 USD en dépenses de voyage et, plus important encore pour le climat, 61 200 kg de CO². Pour cette compagnie, la vidéoconférence ne remplace pas tous les voyages, mais elle les a réduits de 40% à 50%. Au début de 2008, la firme de consultants Accenture a installé 13 salles de vidéoconférence dans ses bureaux à l’étranger. La tenue de leurs réunions virtuelles a permis de supprimer 240 vols internationaux et 120 vols domestiques en un seul mois.

Pour rationaliser leurs coûts, les entreprises évalueront davantage le rendement sur l’investissement des déplacements et de la téléconférence. Plusieurs variables seront comptabilisées pour répondre aux impératifs économiques, sociaux et environnementaux : argent, temps, efficacité, pollution, qualité de vie, etc.

Changer les façons de faire

La technologie a grandement évolué depuis les dernières années et elle a de quoi réussir à convaincre un grand nombre de sceptiques. L’équipement est devenu beaucoup plus performant, sans compter qu’on a facilité sa configuration et son utilisation.

La vidéoconférence ouvre la porte à une multitude d’utilités: conférences, relations avec les clients, échanges entre les employés travaillant à distance, support, entrevues de recrutement, formation, etc. Ce mode de communication devient plus populaire grâce à la multiplication des logiciels que les gens utilisent sur leur ordinateur personnel. Skype a annoncé dernièrement un partenariat avec LG et Panasonic pour permettre à ses utilisateurs de communiquer par l’intermédiaire du téléviseur.

Source: http://www.psfk.com/2010/01/skype-calls-now-available-on-your-tv.html.

La firme Frost & Sullivan estime que le marché a crû de 24% en 2008, pour totaliser 2,4 milliards USD. Elle prévoit que les chiffres pourraient plus que doubler et atteindre 5,7 milliards USD en 2013. Selon Mnet Group, environ 75% des grandes entreprises figurant sur la liste des 500 compagnies du magazine Fortune utilisent la vidéoconférence. Cisco et Hewlett-Packard ont vu croître de 30% leur secteur de la vidéoconférence au cours de l’année passée. Un sondage de Kotler Marketing Group, en association avec l’Association of Corporate Travel Executives (ACTE), révèle que 55% des répondants comptent utiliser des solutions électroniques plus souvent qu’avant afin de réduire leurs dépenses de voyage.

Même si les prix deviennent de plus en plus abordables, il existe encore un défi de compatibilité entre les différentes technologies utilisées. De plus, l’adoption de ces nouvelles façons de faire exige un changement des mentalités. Lors du sondage de Kotler Marketing Group, le doute subsistait toujours: est-ce vraiment un moyen efficace de remplacer les rencontres en personne? Ce mode d’échange gagnera certainement en popularité avec l’arrivée sur le marché du travail de grands adeptes de la technologie comme les générations Y et C.

Concurrence ou occasions d’affaires?

Les compagnies aériennes et hôtelières seront-elles désormais en concurrence avec les compagnies spécialisées en vidéoconférence? Avec ce type de technologie, ces dernières sont bien déterminées à changer la face de la connectivité entre les gens.

Marriott International et Starwood Hotels & Resorts Worldwide Inc. n’ont pas considéré la vidéoconférence comme une menace, mais plutôt comme une occasion d’augmenter leurs revenus. En misant sur une technologie de pointe et coûteuse, elles ont lancé successivement, au début de 2010, des services de téléprésence dans quelques-uns de leurs hôtels.

La téléprésence donne une impression de réalité et reproduit une haute qualité d’interaction. Pour ce faire, elle utilise un «mur d’écrans». L’image de l’interlocuteur est projetée à sa taille réelle comme s’il se trouvait dans la pièce (voir image). En aménageant des salles conçues à cet effet, ces compagnies hôtelières veulent faire vivre une expérience virtuelle à leur clientèle d’affaires. Et elles ont bien l’intention d’étendre la téléprésence à plusieurs de leurs établissements dans un avenir rapproché.

Source: http://www.cisco.com/web/FR/press/mediatheque/index.html.

Pour ses agences de voyages sur le marché des entreprises, American Express a développé un outil qui permet d’évaluer le coût d’une multitude d’options et de déterminer laquelle, du billet d’avion ou de la vidéoconférence, est la moins chère pour son client.

Rien ne vaut une poignée de main

Assisterons-nous à un changement radical dans les déplacements du voyageur d’affaires alors que le temps, l’argent et l’environnement deviennent des facteurs de plus en plus critiques? La majorité des analystes s’accordent pour dire que la vidéoconférence constitue un complément aux relations d’affaires. La poignée de main reste de mise, et les rencontres en personne permettent de mieux saisir le contexte culturel d’un client.

Sources:
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