Quand les budgets des voyages d’affaires s’écrasent, la vidéoconférence décolle

Ces dernières années, pour faire face aux incertitudes liées aux transports aériens, au terrorisme et au SRAS, de nombreuses entreprises ont décidé d’investir dans des technologies de communication plutôt que dans les voyages d’affaires. Grâce à l’arrivée sur le marché de toute une kyrielle d’outils technologiques, les entreprises réduisent les budgets alloués aux voyages de travail. À la place, elles investissent fortement dans des produits de communication.

Cette nouvelle tendance lourde s’accroît, tout comme les chiffres de vente du matériel. Évalué à environ 1 milliard $US par an, dont 50% rien qu’aux États-Unis, le marché de la vidéoconférence (aussi appelée visioconférence),  subit une évolution effrénée où se suivent rachats successifs et fusions. Selon Frost & Sullivan, aux États-Unis, il faut s’attendre à ce que le marché des systèmes visuels de communication passe de 1,9 milliard $US en 2000 à 5,4 milliards $US en 2005.

D’après Gartner, dans les prochaines années, le marché de la communication – par exemple, la visioconférence, la Web Cam, les plateformes collaboratives, etc. – augmentera de façon significative, proportionnellement à la baisse du prix du matériel, influencée par la haute concurrence dans ce secteur industriel. Le travail collaboratif par Internet devient un véritable mode de fonctionnement dans les entreprises. La technologie est de plus en plus fiable et exige peu ou pas d’installation.

Les technologies de télé-, vidéo-, visio-, Web-conférence et les outils de travail collaboratif offrent, de nos jours, une nouvelle flexibilité en permettant de réunir des groupes étendus de personnes dans des endroits disparates afin d’assister à des présentations et même de travailler ensemble.

Les avantages incontestés de ces outils sont:

• un gain de temps: les connexions permettent un échange en temps réel, sans déplacement;
• un gain en argent: une fois acheté, le matériel s’amortit à l’utilisation (les économies réalisées sur plusieurs voyages internationaux de plusieurs jours permettent l’achat du matériel et son installation);
• une combinaison de flexibilité et d’efficacité: l’outil permet de sauvegarder les données (graphiques et/ou textes) au fur et à mesure de l’interaction entre les utilisateurs (par exemple, la sauvegarde des données tout au long de la réunion permet de revenir en arrière facilement);
• un gain de temps et d’argent sur toutes les procédures liées à la paperasserie et au fardeau administratif liés aux voyages.

Pourquoi réduire les budgets et surtout, comment les remplacer?

Selon une étude réalisée par Runzheimer International et l’Association of Corporate Travel Executives (ACTE), 40% des entreprises nord-américaines ont diminué leurs budgets de voyage en 2003, par rapport à 2002. Et seulement 34% ont maintenu le statu quo.

Selon les 280 professionnels du voyage interrogés, parmi les principales raisons invoquées pour expliquer cette diminution de budget (la chute de l’économie, les finances de l’entreprise, les malaises géopolitiques, etc.), l’on retrouve, pour 27%, une plus grande utilisation des solutions de rechange comme la télé- et la vidéoconférence.

Raisons principales invoquées pour limiter les voyages d’affaires

• 81% : pour favoriser la profitabilité de l’entreprise;
• 39% : la chute de l’économie;
• 27% : l’augmentation de solutions alternatives;
• 15% : l’appréhension des voyageurs (peur du terrorisme, des maladies, etc.);
• 13% : l’instabilité géopolitique;
• 7% : l’augmentation des nouvelles procédures de sécurité dans les aéroports;
• 7% : la diversification des moyens alternatifs de locomotion (véhicule personnel, train, etc.);
• 10% : autres.

(Le total excède 100% à cause des réponses multiples.)
Source: Runzheimer International

Types d’alternatives privilégiées

• 81% : la téléconférence;
• 70% : la vidéoconférence;
• 58% : la Webconférence;
• 55% : se rendre en automobile;
• 33% : se rendre en train;
• 21% : le voyage en avion privé, en avion spécialement nolisé ou appartenant à l’entreprise;
• 3% : autres.

(Le total excède 100% à cause des réponses multiples.)
Source: Runzheimer International

Le travail d’équipe considéré comme efficace et critique

Au Canada, une étude réalisée en octobre 2003 par Ipsos-Reid pour le compte de Microsoft révèle que:

• 86% des dirigeants interrogés estiment que le travail d’équipe est un élément «vraiment critique» du succès global de leur entreprise;
• 31% considèrent le travail d’équipe au sein de leur entreprise comme étant «vraiment efficace»;
• pour 70% des répondants, les logiciels de standardisation des flux et des processus d’affaires en place dans leur organisation peuvent éventuellement accroître leur compétitivité.

Le sondage a été effectué auprès de 500 décideurs en entreprise sélectionnés au hasard et oeuvrant dans des entreprises canadiennes de taille moyenne (entre 100 et 500 employés).

Sources:
– Latham, Lou et Hayward Simon. « When Travel Is Grounded, Web Conferencing Takes Off », Gartner, 14 décembre 2001.
– Latham, Lou. « Videoconferencing Can Help Enterprises Cut Travel », Gartner, 9 octobre 2001.
– Runzheimer International. « 40% of Travel Budgets drop in 2003; Depressed Economy, Geo-political unrest cited; Many Travel Pros say Travel never to return to previous Level », [http://www.runzheimer.com/], 2 juillet 2003.
– Sibley, Kathleen. « Video conferencing market ready to explode: A fear of flying, diminished travel budgets and a big drop in cost are all factors putting video conferencing back on the corporate radar screen », Computer Dealer News, 16 novembre 2001.  
– Microsoft Canada. « Les entreprises canadiennes ne répondent pas aux besoins de partage de l’information de leurs employés, selon un sondage effectué par Ipsos-Reid », communiqué de presse, 21 octobre 2003.