Médias sociaux et ressources humaines: se doter d’une politique pour éviter les dérapages

Que votre entreprise soit ou non sur Facebook, Twitter ou tout autre réseau social, vos employés le sont probablement. La toile leur offre une tribune pour parler d’eux mais aussi de leur employeur, en bien comme en mal. Comment favoriser le respect de vos employés à l’égard de votre entreprise? Voici quelques cas de litige présentés dans le cadre d’une conférence sur les médias sociaux, ainsi que les grandes lignes à considérer dans l’élaboration d’une politique d’entreprise sur l’utilisation de ces médias par les employés.

La Table de concertation sur les ressources humaines en tourisme des Laurentides a mis sur pied une série de conférences sur les ressources humaines et les médias sociaux. Lors de la première rencontre, Me Rhéaume Perreault, de la firme Heenan Blaikie, a entre autres présenté plusieurs causes liées à l’utilisation de ces médias et qui opposaient employeur et employé. En voici deux.

Obligation de loyauté envers l’entreprise

Une entreprise X découvre par hasard les propos de l’un de ses employés sur le site Web d’un groupe de discussion. Il se vante d’être employé par X et écrit qu’il «travaille seulement quatre heures par jour et qu’il joue aux cartes le reste du temps». L’employeur le congédie pour violation de l’obligation de loyauté et atteinte à la réputation de l’organisation. Dans sa défense, l’ex-employé prétend qu’il a inventé cette histoire par vantardise. Le syndicat allègue quant à lui que le site Web en question a peu de membres et qu’il est très peu fréquenté. Malgré tout, l’arbitre de grief confirme le congédiement: «Le plaignant a été déloyal envers son employeur en publiant ses propos sur Internet. Par ses gestes, il a détruit la confiance de son employeur.»

Facebook et vie privée

Une plaignante souhaite que la Commission des lésions professionnelles (CLP) reconnaisse qu’elle a été victime de lésions psychologiques (harcèlement au travail). Pour étoffer la preuve, la dame fournit des propos publiés sur Facebook à son endroit par des collègues de travail. L’employeur s’oppose à la production de ces documents parce qu’il considère que cette preuve représente une atteinte au droit à la vie privée des personnes ayant écrit les commentaires. Toutefois, la preuve Facebook constitue un document technologique au sens de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. À cet égard, voici un extrait de la décision rendue par la CLP: «La liste de ses amis peut être longue et chaque liste de ses amis peut être tout aussi longue. La preuve Facebook déposée par la travailleuse ne constitue donc pas une atteinte à la vie privée de tierces personnes.»

Pourquoi se doter d’une politique à l’égard des médias sociaux?

Compte tenu de la nature publique des médias sociaux, de l’explosion de leur utilisation et de la rapidité à laquelle fuse l’information, de nombreuses situations problématiques ainsi que des malentendus peuvent survenir et entacher la réputation de l’entreprise. Pour éviter de tels conflits et favoriser un usage respectueux des médias sociaux, l’employeur a tout intérêt à proposer quelques lignes directrices pour encadrer son personnel. Mais attention, une telle politique devrait aussi encourager la participation des employés sur Internet pour promouvoir l’entreprise. Ce document devrait, entre autres:

• impliquer lors de son élaboration les employés les plus engagés sur les médias sociaux, l’employeur favoriserait ainsi l’engagement du personnel et une bonne promotion à l’interne;
• proposer aux employés ce qu’ils peuvent faire, plutôt que ce qu’ils ne devraient pas faire sur les médias sociaux (le ton est important);
• indiquer clairement que cette politique concerne tous les médias sociaux (réseaux sociaux, blogues, wikis, etc.), qu’ils soient à usage professionnel ou personnel;
• rappeler aux employés qu’ils sont responsables des propos tenus sur les médias sociaux et qui impliquent directement ou indirectement l’employeur;
• prévoir les conséquences d’un manquement aux obligations qui y sont énoncées, dont la loyauté et la confidentialité.

Comme le souligne Me Perreault, la validité d’une politique s’évalue en fonction de plusieurs critères. Elle doit être:

• cohérente avec la convention collective, le cas échéant;
• claire et sans équivoque;
• raisonnable;
• connue et signée de tous les membres du personnel;
• appliquée de façon uniforme et équitable d’un employé à l’autre.

Inspirez-vous!

À titre d’exemple, Daniel Edward Craig, consultant en stratégie des médias sociaux en hôtellerie, propose les grandes lignes d’une politique pensée pour un hôtel. Ce cadre est simple et peut s’appliquer à n’importe quelle entreprise. Il met également en lien une liste de politiques rendues publiques. Cliquez sur le lien suivant pour consulter l’article.

Enfin, Me Perreault constate qu’il est préférable, pour préserver de bonnes relations de travail, de sensibiliser les employés plutôt que d’interdire certains gestes. La sensibilisation favorise davantage le respect. Il ajoute qu’une politique sur l’utilisation des médias sociaux est souhaitable pour tout type d’organisation: «Les employés informés de l’élaboration de telles politiques sont beaucoup moins susceptibles de franchir la ligne séparant leur liberté d’expression de leurs obligations à titre de salariés.»

Sources:

– Black, Tiffany. «How to Write a Social Media Policy (», Inc.com, 27 mai 2010.

– Craig, Daniel Edward. «A Sample Social Media Policy for Hotels», hospitalitynet.org, 28 juin 2011.

– Perreault, Rhéaume. «Les nouveaux médias sociaux et le travail: piège juridique ou avantage concurrentiel?», dans le cadre des conférences «Médias sociaux: opportunités et enjeux pour les ressources humaines» organisées en collaboration avec le Créneau d’excellence Tourisme de villégiature quatre saisons, 22 juin 2011.