Le face-à-face, rien de tel pour gagner le cœur des planificateurs

Rencontres en personne, discussions avec les pairs de l’industrie, ateliers de formation et tournées de familiarisation constituent les meilleures techniques pour influencer le choix de destination des planificateurs de réunions.

Le nombre de délégués dans les congrès et dans les réunions à travers le monde est à la baisse, et la concurrence de plus en plus féroce. Les organisations de gestion de la destination (OGD), les offices de tourisme et les centres de congrès doivent comprendre, plus que jamais, la réalité des planificateurs et des organisateurs de congrès/réunions, s’ils veulent tirer leur épingle du jeu. Pour ce faire, Development Counsellors International (DCI) a mené une étude auprès de 187 planificateurs de congrès/réunions nord-américains, des milieux tant associatif que corporatif.

Principales sources d’influence des perceptions

Les rencontres en personne avec des représentants de la destination (58%) sont plus importantes que la visite de la destination elle-même (53%), lorsqu’il s’agit d’influencer les perceptions des planificateurs de congrès/réunions. Les discussions avec les pairs de l’industrie (55%) sont aussi privilégiées, alors que les reportages télé ou radio et les médias sociaux jouissent d’une très faible influence (voir le graphique 1). Les planificateurs d’entreprise comptent davantage sur des sources en ligne et sur des articles de journaux ou de magazines que le font ceux des associations.

Les meilleures pratiques marketing vues par les planificateurs eux-mêmes

Les répondants ont été invités à évaluer l’efficacité de huit techniques traditionnelles utilisées par les organisations de marketing de destinations. Encore une fois, les rencontres en face à face, que ce soit dans le cadre d’une foire commerciale, d’une réception ou d’un atelier de formation, semblent le moyen le plus efficace d’influencer les planificateurs de congrès/réunions qui envisagent de tenir leur événement dans une nouvelle destination. Près des deux tiers des répondants (64%) sont favorables à des ateliers de formation multidestinations. Ce format permet aux planificateurs de congrès/réunions de passer moins de temps à l’extérieur du bureau, tout en s’assurant de mieux connaître l’offre d’un éventail plus large de lieux de réunion possibles.

Les sondés ont ensuite évalué chaque technique (publicités, bulletins d’information, courriels, ateliers de formation, réceptions d’affaires, articles dans des publications spécialisées, foires commerciales et séminaires en ligne) sur une échelle de 1 à 5, où 1 équivaut à «médiocre» et 5 à «excellente». En ce qui a trait à la publicité – résultat moyen de 3,26 –, près des trois quarts des répondants (73%) se sont montrés en faveur du format en ligne plutôt qu’imprimé. Les publicités à la radio ou à la télé n’ont récolté aucune réponse.

Cela dit, avec des résultats oscillant entre 3 et 4 en moyenne pour les différentes tactiques, elles peuvent toutes être considérées comme influentes, et aucune ne devrait être ignorée dans le cadre du marketing mix de la destination.

Créer une relation entre le planificateur et la destination grâce aux tournées de familiarisation

Les tournées de familiarisation reçoivent la faveur de près des trois quarts des répondants (72%), particulièrement des planificateurs d’entreprise, qui leur ont accordé une note de 4,3 sur 5. Comme les répondants n’effectuent en moyenne que 1,6 déplacement par an, les destinations doivent se démarquer en offrant un service de très grande qualité pour réussir à les attirer.

Malgré le fait que de nombreuses OGD préfèrent les tournées de familiarisation individuelles, dans le but de s’assurer le meilleur rendement de l’investissement possible, les visites de groupe sont les favorites des planificateurs de congrès/réunions, recueillant 62% des voix. Ceux du secteur associatif semblent préférer davantage que leurs homologues des entreprises les voyages individuels.

La période estivale représente le meilleur moment pour les tournées de familiarisation en Amérique du Nord, et ce, pour les deux groupes de planificateurs (48%); le printemps se classe au deuxième rang en ce qui concerne les organisateurs d’événements associatifs, tandis que c’est l’automne qui occupe cette place du côté des responsables en entreprise.

Les centres de congrès, des intervenants majeurs et privilégiés

Quand il s’agit d’évaluer les destinations comme lieux de réunion, les planificateurs se tournent de préférence vers les centres de congrès (57% au total, 64% du côté associatif et 47% en entreprise). Les hôtels arrivent au deuxième rang (50%) et les OGD en troisième place, avec 27% des répondants. Toutefois, plus de 4 planificateurs d’entreprise sur 10 font confiance aux OGD (voir le graphique 2).

IMEX America, la conférence de l’industrie la plus populaire

Étonnamment, 30% des répondants n’ont assisté à aucune conférence ou bourse spécialisée au cours des trois dernières années, et ce, même si les rencontres avec les représentants de destinations et le dialogue avec les pairs de l’industrie demeurent des sources importantes d’information sur la destination. Parmi ceux qui ont assisté à une conférence, IMEX America arrive en tête de liste (25%), suivie d’IMEX Frankfurt (19%). Un peu plus du quart des répondants (26%) associatifs ont participé à la réunion annuelle de la Professional Convention Management Association (PCMA), et 20% à celle de l’American Society of Association Executives (ASAE) (voir le graphique 3).

Et les décideurs sont…

Dans le cas des planificateurs associatifs, le conseil d’administration (48%) est le décideur principal; les «autres» suivent avec 30% des réponses. Entrent dans cette catégorie le comité organisateur et les membres du personnel de l’association, qui recueillent 10% des voix.

Dans le cas des entreprises, le chef de la direction (28%) prend la décision sur l’emplacement définitif des réunions, mais les «autres» obtiennent le plus grand nombre de réponses (43%).

Le tourisme d’affaires constitue une perspective intéressante pour les entreprises et les destinations. Mieux en comprendre les rouages leur permettra de créer une expérience enrichissante, avec un effet à la fois immédiat et durable.

Source:

– Development Counsellors International. «A View from Meeting Planners: Winning Strategies in Destination Marketing», Aboutdci.com, octobre 2012.