Repenser le design des conférences et réunions avec Meetovation

Vous êtes-vous déjà senti glisser dans les bras de Morphée au cours d’une journée de conférences, particulièrement après un repas trop lourd? Vous arrive-t-il d’être tenté de consulter vos courriels ou d’envoyer des textos, plutôt que de vous concentrer sur les propos du conférencier? Si la réponse est oui, c’est que les événements auxquels vous assistez n’intègrent pas les principes de Meetovation.

Un concept unique

Lors du plus récent événement de l’association Meeting Professionals International (MPI) qui s’est tenu à Copenhague du 7 au 9 février dernier, les concepteurs de réunion chevronnés Ann Hansen et Bo Kruger, ont fait vivre aux participants l’expérience « Meetovation ». Ce concept de design de réunion qui rompt avec les façons de faire traditionnelles repose sur quatre piliers qui, ensemble, créent de meilleures conditions d’apprentissage et augmentent dès lors la rentabilité de l’investissement :

• la participation active des délégués;
• l’utilisation créative de l’environnement physique;
• la pensée durable et responsable;
• l’inspiration authentique et locale.

Participation active des délégués

Les délégués d’aujourd’hui ne sont plus intéressés par une communication à sens unique. Ils souhaitent partager leurs idées plutôt qu’écouter passivement. Pour ce faire, les événements basés sur le concept danois proposent des miniconférences, de dix à quinze minutes et des séances de travail en groupes restreints, propices au partage des connaissances et des compétences, le tout entrecoupé d’activités de groupe pour dynamiser les troupes.

Lors de l’European Meetings & Events Conference, entre autres, les participants ont pu assister à des EduLabs aux formats plutôt spéciaux. Pick-a-brain, par exemple, mettait sur la sellette un panel de délégués volontaires qui avait accepté de répondre aux questions d’un animateur et des autres participants, afin de partager leur expertise en conception d’événements. D’autres personnes ont joué aux blocs Lego et ont construit des tours avec des spaghettis lors d’ateliers de formation, avant de se lancer dans des discussions soutenues, entremêlées de présentations d’experts-conférenciers.

Source : citmagazine.com

La participation active n’est pas l’apanage des groupes restreints comme l’ont démontré les animateurs de l’EMEC. En effet, ils ont réussi à faire bouger plus de 250 invités à la fois en lançant des ballons de plage dans la foule, en organisant une bataille « boules de neige » en papier froissé — nous sommes au Danemark après tout! — et en invitant les participants à une partie de devinettes, le tout dans le but avoué de redonner de l’énergie aux participants et de les aider à briser la glace pour mieux travailler ensemble par la suite. Et ça fonctionne très bien!

Sources : themiceblog.com et citmagazine.com

Environnement créatif 

Meetovation utilise les installations de manière à soutenir l’objectif global de la réunion et à créer un environnement stimulant; une ambiance propice aux interactions entre les participants (meubles confortables, lumière colorée ou tamisée, musique, etc.). La configuration de la salle principale de l’EMEC n’avait rien de conventionnel : canapés, bancs recouverts de peaux de mouton, chaises pivotantes, poufs disposés sous un éclairage rouge et musique invitant à la rencontre et à la discussion. Derrière les présentateurs et conférenciers, une bibliothèque garnie d’objets à l’image de la destination, où chacun des orateurs était invité à laisser un élément déterminant de sa présentation : un bon moyen de se remémorer les moments marquants de la conférence.

Source : Bureau des congrès de Copenhague       

Inspiration locale 

Selon les principes de Meetovation, les conférences et réunions doivent s’inspirer de l’environnement local et authentique pour ouvrir les esprits et rendre l’événement mémorable. La conférence d’ouverture d’EMEC a certainement marqué les esprits des participants : la petite sirène, personnage emblématique de la ville inspiré du conte de l’écrivain danois Hans Christian Andersen, a présenté l’animatrice de l’événement, qui à son tour a traversé la salle sur sa bicyclette; Copenhague n’est-elle pas la capitale mondiale du vélo? Le ton était donné.

L’événement entier fut baigné dans cette atmosphère hygge typique du Danemark, que l’on pourrait traduire par une ambiance intimiste et chaleureuse : lumière rouge tamisée, musique inspirante, peaux de mouton, fauteuils confortables. Les participants ont aussi pu goûter à la nourriture locale pendant les pauses et lors du dîner d’ouverture en se rendant au Copenhagen Street Food qui offre plus de 35 kiosques, dont la majorité mettent l’accent sur l’alimentation biologique.

Pensée responsable 

De nos jours, être écologique et respectueux du climat est important. Et puisque le Danemark est considéré comme l’un des pays les plus « verts » au monde, il va sans dire que le concept Meetovation inclut un guide pour les réunions écologiques et respectueuses de l’environnement. Ce dernier intègre des aliments sains et énergisants et des solutions durables : choisir des fournisseurs locaux ou recycler, par exemple. Pendant EMEC, les participants ont pu assister à des séances de formation sur la réduction des déchets alimentaires; des verres et des pichets ont remplacé les bouteilles en plastique, les fourchettes et les couteaux jetables étaient fabriqués en bois durable et même les crayons de couleur en bois remis aux participants avaient une extrémité remplie de graines pouvant être plantées dans le sol pour voir s’éclore de belles pousses de thym, de sauge ou de romarin; un souvenir simple et durable de l’événement!

Une mention spéciale au comité organisateur de la conférence qui avait demandé aux délégués de remettre à la Croix-Rouge danoise, des gants et des foulards destinés aux gens dans le besoin. C’est aussi cela avoir une pensée responsable!

Tous ces principes, admirablement intégrés par leurs concepteurs danois, ont fait de l’European Meetings & Events un événement inoubliable. Comme le dit si bien l’adage, l’essayer, c’est l’adopter! Alors, qu’attendez-vous pour vous lancer dans l’aventure Meetovation?

Source de l’image à la une: visitdenmark.com