Créez l’engouement et dynamisez vos réunions d’affaires

Le Réseau de veille en tourisme a été invité à donner une formation au Salon de L’Organisateur présenté dans le cadre du Congrès des événements, festivals et attractions touristiques du Québec le 8 novembre dernier sur le thème « Réinventez vos réunions d’affaires ». En voici les grandes lignes.

 Utilisez votre créativité pour susciter l’intérêt

1- Choisissez savamment le lieu de l’événement

Le choix du site parfait constitue une étape cruciale pour la réussite de votre événement. Les lieux de réunion uniques ou inusités comme les attractions (zoos et aquariums, spas, parcs à thème, d’amusement ou naturels, sites historiques, centres de ski, etc.), les lieux extérieurs ou les sites historiques possèdent plusieurs caractéristiques qui permettent de créer une expérience mémorable :

• ambiance et atmosphère;
• originalité qui favorise les échanges entre les participants;
• émotion qui permet d’évoquer des sentiments positifs chez les participants

2- Développez un concept original

Pour créer un concept original, jumelez des éléments qui ne vont pas ensemble pour favoriser l’effet de surprise. La soirée « Bingo et talons hauts », qui s’est déroulée au Casino de Montréal le 19 août dernier dans le cadre du Festival Mode & Design de Montréal, en est un très bon exemple : mannequins, conseils mode et beauté et tendances étaient au rendez-vous. Cet événement destiné aux jeunes urbains branchés de 18 à 35 ans a su combiner savamment bingo et glamour pour susciter l’intérêt.

©Festival Mode & design de Montréal

L’utilisation d’un format inhabituel comme les réunions-promenades (walk and talk) et les rencontres ou les ateliers en plein air ajoute une nouvelle dimension aux discussions et au réseautage en encourageant un flux ouvert de dialogue. Cela permet de créer des expériences mémorables.

Enfin, intégrez des tendances actuelles comme la gastronomie locale et authentique, les camions de rue, les bières locales et les cocktails artisanaux, les stations de dégustation, etc.

© C2 Montréal 2016

3- Créez un thème

Une thématique rehaussera votre événement et le rendra inoubliable. Elle peut se refléter dans la signalisation sur le site, vos communications, vos invitations, vos cadeaux, votre site Web et vos médias sociaux, ainsi que dans les éléments de décor de la salle.

Source : bizbash.com

4- Accordez une attention au design de la salle

Tout d’abord, repensez le mobilier. Ne vous gênez pas pour utiliser des fauteuils ou des canapés confortables pour recréer une ambiance familiale et aider les participants à se sentir plus à l’aise, ce qui mènera à une meilleure perception de l’information et à un engagement plus élevé.

Source : Bureau des congrès de Copenhague

Revoyez aussi la disposition des sièges. La tendance est aux estrades non conventionnelles comme le théâtre circulaire au milieu de la salle qui permet à la moitié de l’auditoire d’être plus proche de la scène que dans un style théâtre traditionnel. Cet aménagement centré sur les participants qui se font face tout au long de la rencontre favorise l’engagement, crée des liens et de l’enthousiasme pour la réunion.

Allégez la pièce, laissez de l’espace pour circuler librement, ajoutez des plantes et jouez avec la lumière pour créer une ambiance. Utilisez des couleurs distinctes pour différentes émotions; par exemple, le rouge pour stimuler l’activité cérébrale, accroître la vigilance et la mémoire, l’orangé pour stimuler l’appétit ou le bleu pour procurer un sentiment de détente. Vous pouvez aussi exploiter les couleurs de votre événement, de votre logo ou de votre marque.

5- Inspirez-vous de la destination

L’unicité et l’authenticité de la destination permettent d’ouvrir les esprits et de rendre votre événement mémorable. Vous avez choisi cet endroit pour une raison précise, laissez le paraître! Programmez des conférenciers locaux, de la nourriture de la région, intégrez des attraits, des éléments historiques d’une manière pertinente à votre événement afin de donner aux participants le sentiment d’être dans cette ville et pas une autre. Consultez l’exemple de l’European Meetings & Events Conference. 

Source : Property of…

Créez des effets spectaculaires

Les nouvelles technologies comme les mégaprojections permettent de créer un environnement immersif qui propulse les invités dans une expérience sensorielle unique contribuant ainsi à bonifier un événement d’affaires et à le rendre mémorable.

Avec la téléprésence, le futur entre dans les salles de réunion. Un hologramme qui reproduit une personne en temps réel dans un endroit donné permet de la faire apparaître et interagir sur scène avec d’autres personnes ailleurs dans le monde, sans délai apparent.

Vous pouvez aussi utiliser des gobos, sortes de décalques prédécoupés en verre ou métal qui projettent un éclairage dynamique sur les murs pour créer un effet visuel de mouvement lors d’un événement de célébration ou une réception.

Source : decoratingparty.com

Concevez une expérience collective unique et personnalisée

Le participant doit non seulement être au cœur d’une immersion complète dans la destination lors de l’événement, mais il importe aussi qu’il prenne part à une expérience collective, qu’il ait le sentiment d’avoir un impact. Les mots clés ici : authenticité et communauté. Il importe de toucher le participant individuellement en planifiant un événement qui proposera des activités ou des projets de responsabilité sociale. Pour ce faire, il faut se renseigner sur la vie communautaire ou culturelle de la ville, du site ou du lieu où l’événement se tiendra, et proposer des activités en fonction de ce qui s’y déroule, de la saison et des besoins exprimés par la communauté. Ainsi, lors de l’atelier du Salon de L’Organisateur, les personnes présentes ont été invitées à confectionner des mélanges de chocolat chaud dans des pots. Ces derniers ont ensuite été remis au Réseau d’aide le Tremplin, un organisme communautaire qui offre des services aux personnes confrontées à des problèmes de santé mentale, situé à quatre kilomètres du Centrexpo Cogeco où se tenait la réunion. Nul doute que ces petits pots sauront réchauffer le cœur des clients de l’organisme à la veille de la période de Noël et ils auront aussi permis aux participants de laisser un peu du leur dans cette communauté!

Source : Réseau de veille en tourisme

Source de l’image à la une : © C2Montréal Jimmy Hamelin