Principales tendances dans l’industrie des réunions d’affaires

Augmentation des coûts, diminution des budgets et accroissement du cycle de planification figurent parmi les principales tendances du secteur des réunions. Quant aux nouvelles technologies, elles joueront un rôle prépondérant dans la gestion des événements. Coup d’œil sur les prévisions 2012.

Adieu la réservation de dernière minute

Pour la première fois depuis des années, il semble que les réservations de dernière minute, souvent à moindre coût, n’aient plus la cote en 2012. En effet, compte tenu de la reprise économique, les réservations hôtelières sont à la hausse, et la demande pourrait même surpasser l’offre, ce qui engendrerait une augmentation des prix. Dès lors, les chasseurs d’aubaines devront se tourner vers des marchés à forte capacité d’accueil.

Défis et menaces

L’accroissement des coûts représente le principal défi à relever cette année, selon les planificateurs américains indépendants et ceux du milieu associatif qui ont répondu fin 2011 à un sondage de Meeting Focus sur les tendances dans l’industrie des réunions. Les sondés issus des entreprises et du secteur public pensent plutôt qu’ils devront faire face à une diminution de leur budget (voir le graphique 1). L’économie demeure la plus grande menace de l’industrie pour la majorité des répondants (69%), loin devant les réunions virtuelles, qui semblent n’inquiéter presque personne (4%). D’ailleurs, près des trois quarts n’en planifieraient pas en 2012.

Croissance du nombre de réunions et d’événements: des avis partagés

Près de la moitié des répondants affirment que le nombre de réunions d’affaires et d’événements demeurera identique à celui de l’année dernière. Toutefois, les planificateurs du secteur public sont un peu moins optimistes: environ le quart d’entre eux prévoient une diminution du volume de réunions pouvant atteindre 10%.

Allongement du cycle de planification

La durée moyenne du cycle de planification, soit la période s’échelonnant entre le début du processus de réservation et la signature du contrat proprement dit, s’étend sur sept à douze mois pour la majorité des planificateurs (voir le graphique 2). La proportion de répondants dont le cycle de planification est plus court (d’un à trois mois) a diminué de 1,3% en 2011 par rapport à 2010. À l’inverse, la proportion de ceux dont le cycle de planification varie de quatre à six mois et de sept à douze mois a respectivement augmenté de 4,3% et de 3,6% au cours de la même période.

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Tendances technologiques

Corbin Ball, consultant, auteur et conférencier spécialiste des technologies liées aux événements et aux réunions d’affaires, a dévoilé les principales tendances pour 2012, dont:

1. Les outils Internet gratuits ou à bas prix seront utilisés pour les événements et les salons

De nombreux outils Web gratuits ou à très faible coût ont fait leur apparition pour faciliter le travail des professionnels, entre autres:

• des bases de données gratuites en ligne (Cvent Supplier Network);
• des plans de salles d’exposition et des outils de vente (Floorplangenie.com);
• un large éventail de médias sociaux pour la promotion d’événements (Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube, WordPress, Flickr, SlideShare, etc.);
• des outils gratuits de vidéoconférence en haute définition (Skype, Google+ Hangouts);
• des outils gratuits de collaboration (Google Documents et join.me);
• des milliers d’applications de voyages gratuites ou à bas prix pour aider les professionnels et les participants.

2. La technologie mobile séduira le milieu événementiel

Au cours des deux prochaines années, les outils mobiles que sont le téléphone intelligent et la tablette numérique serviront couramment à la gestion des événements. Ils présenteront de nombreux avantages, dont:

• l’enregistrement et le paiement en ligne;
• la diffusion de toutes les informations concernant l’événement (horaire, programme, contenu écrit et vidéo des conférences, etc.) et leur accès en temps réel;
• un accès facilité par des cartes interactives, des plans de salles ou la géolocalisation;
• un environnement plus vert grâce à l’élimination du papier;
• un réseautage amélioré grâce à des applications spécialisées (Pathable ou Dub Events), aux trois grands réseaux sociaux que sont Facebook, Twitter et LinkedIn, et aux applications de géolocalisation comme Foursquare, Gowalla et Facebook Places;
• une rétroaction en temps réel grâce à des enquêtes et à des sondages;
• une réduction des coûts et de nouvelles sources de revenus de commandite et de publicité;
• une meilleure analyse des résultats, puisque les applications mobiles permettent un excellent suivi des activités des participants;
• etc.

3. La communication de champ proche fournira une connectivité et des services simplifiés

La communication de champ proche (near field communication ou NFC) permet le transfert d’informations entre plusieurs terminaux compatibles (téléphones mobiles, ordinateurs portables, tablettes numériques, etc.) sur une très courte distance (quelques mètres). Dans le cas des événements, la NFC accélérera et simplifiera:

• la billetterie électronique;
• l’échange électronique de cartes de visite;
• le paiement par carte de crédit;
• la collecte des informations concernant la conférence et d’autres documents numériques.

4. Les réseaux sociaux et les blogues serviront d’outils de promotion et de gestion des événements

Selon Corbin Ball, voici de quelles manières les principaux réseaux sociaux serviront l’univers des réunions et des événements:

• Twitter. Il est déjà largement répandu. L’utilisation d’un mot-clé (hashtag) encourage les participants à échanger de l’information avant, pendant et après l’événement. Les planificateurs devraient annoncer le mot-clé à l’avance pour accroître son emploi.
• Blogues. Les outils gratuits (comme WordPress) peuvent servir à créer des blogues d’événements afin d’augmenter la fréquentation. Pourquoi ne pas demander aux conférenciers d’ajouter des commentaires sur leur séance et inviter des blogueurs influents à l’événement?
• SlideShare. Cet outil permet le partage des présentations des conférenciers.
• YouTube. L’un des outils les plus prometteurs pour promouvoir un événement. Une image vaut mille mots, et une vidéo vaut peut-être mille images. Elle est certainement plus convaincante que des pages Web ou des brochures entières de texte! Quelques conseils pour l’utilisation de YouTube:
  • encouragez vos conférenciers à réaliser une courte vidéo (pas plus de trois minutes) décrivant leur séance et invitez-les à la télécharger sur YouTube;
  • créez un lien ou intégrez ces vidéos sur le site Internet de votre événement;
  • activez les commentaires et les options de partage.

Somme toute, plusieurs experts entrevoient l’année 2012 avec optimisme, malgré une hausse des coûts. Ils comptent sur une participation accrue aux événements et aux réunions, car les gens accordent de plus en plus d’importance aux rencontres en face à face. Et vous, qu’en pensez-vous?

Lire aussi:

– Les réunions d’affaires, un face-à-face entre le réel et le virtuel

– Congrès et affaires en 2011: reprise et vigilance

– Pour optimiser le réseautage face à face

Sources:

– Ball, Corbin. «12+ Meetings Technology Trends to Watch for 2012», Corbin Ball Associates, consulté le 16 avril 2012.

– Ball, Corbin. «iPads and Other Tablets: New Mobile Options for Events and Trade Shows», Corbin Ball Associates, consulté le 18 avril 2012.

– Ball, Corbin. «The Business Value of Mobile Apps for Meetings», Corbin Ball Associates, consulté le 16 avril 2012.

– Davidson, Tyler. «2012 Meetings Market Trends Survey», Meetings Focus, janvier 2012.

– Duncan, Gayle et Alissa Hurley. «How to Engage Your Audience», Meetings Canada, 30 novembre 2010.

– Noble, Grail. «Using Technology to Reach Attendees», Meetings Canada, 20 juin 2011.