Prévisions 2014 pour les réunions d’affaires

L’utilisation croissante des médias sociaux sera la principale tendance prévue en 2014 dans le secteur des réunions. Les planificateurs anticipent encore une fois des restrictions budgétaires de leurs clientèles, ce qui pourrait expliquer la hausse du nombre de réunions sur les marchés domestiques.

Prévisions d’affaires des planificateurs de réunions

Selon un sondage prévisionnel d’American Express, les planificateurs nord-américains prévoient en 2014 une hausse de 1,5% du nombre de réunions par entreprise, comparativement à l’année précédente. Le volume de ces événements restera stable en Europe et baissera de 1,2% dans la région Asie-Pacifique. Les hôteliers sont cependant plus optimistes, puisqu’ils entrevoient une augmentation de 3% à l’échelle planétaire.

En Amérique du Nord, 46% des répondants anticipent une croissance du volume, alors qu’un quart d’entre eux seulement tablent sur une baisse (voir le graphique 1). Le nombre de participants par réunion sera majoritairement stable (47%); néanmoins, près du tiers (31%) des planificateurs s’attendent à une augmentation. Quant à la durée moyenne de l’événement, 70% n’entrevoient aucun changement en 2014.

en Amérique du Nord, les dépenses liées aux réunions et le budget accordé à chaque individu devraient se maintenir au même niveau qu’en 2013

Toujours en Amérique du Nord, les dépenses liées aux réunions et le budget accordé à chaque individu devraient se maintenir au même niveau qu’en 2013. Les répondants européens prévoient une diminution de 1,8% et ceux de l’Asie-Pacifique de 3,6%, en ce qui concerne les dépenses. Les budgets individuels pourraient chuter de 4,4% pour cette dernière région, soit la plus forte baisse de toutes pour 2014.

Les prévisions des tarifs hôteliers négociés sont similaires à celles faites pour l’an passé, avec des hausses de 3 à 5% pour toutes les régions, à l’exception de l’Europe (0%). Néanmoins, il est intéressant de constater que les hôteliers prévoient une augmentation moins importante de 1,8% à l’échelle globale.

Tendances générales

American Express et Carlson Wagonlit Travel identifient plusieurs tendances et changements pour 2014.

• Technologie mobile et médias sociaux:

Les planificateurs s’attendent à une hausse de la demande en ce qui concerne l’intégration des technologies mobiles à leurs événements.

Les planificateurs s’attendent à une hausse de la demande en ce qui concerne l’intégration des technologies mobiles à leurs événements. Les participants sont à la recherche de différentes fonctionnalités: l’interactivité, le partage de commentaires durant le déroulement des réunions ainsi que l’accès à des informations détaillées sur les conférenciers et les contenus abordés. Pour les événements de grande envergure, les applications mobiles sont perçues comme un outil de communication très efficace avec les participants. De plus, les planificateurs nord-américains prévoient une hausse de 4% de l’utilisation des médias sociaux durant les réunions, supérieure donc à celle des Asiatiques (3,2%) et des Européens (2,5%). Enfin, grâce à un meilleur accès aux données clients (big data), les planificateurs sont en mesure de personnaliser leurs services pour chaque participant, en lui envoyant par exemple les invitations et itinéraires routiers sur son appareil mobile.

• Marché domestique:

C’est avant tout sur le marché national que les répondants au sondage d’American Express prévoient une hausse de la demande de réunions

C’est avant tout sur le marché national que les répondants au sondage d’American Express prévoient une hausse de la demande de réunions (voir le tableau 1). Cette tendance s’explique par la volonté des entreprises de réduire la durée des voyages et les coûts inhérents. La demande des Nord-Américains pour des événements qui ont lieu dans leur région devrait croître de 2,3% et celle des Européens de 2,4%. La plus forte hausse concernera le marché de l’Asie-Pacifique (4%).

• Sécurité des participants:

La sécurité et la sûreté d’une destination continueront d’influencer grandement la tenue d’événements en 2014. Les instabilités économiques et politiques qui perdurent dans certaines régions ainsi que l’accroissement des voyages d’affaires dans les marchés émergents contribuent à faire de la sécurité un élément majeur de la planification des réunions en 2014.

• Réunions virtuelles:

Les planificateurs nord-américains sondés par American Express prévoient organiser davantage de réunions virtuelles en 2014 que l’an passé. En effet, 30% d’entre eux utiliseront une technologie virtuelle ou hybride (incluant des événements réels) pour plus de 10% des réunions, alors que seulement 18% avaient cette intention pour 2013.

• Consolidation des budgets des entreprises:

À l’échelle mondiale, les deux organismes notent une préoccupation resserrée autour des budgets et des dépenses. Cela entraînera un accroissement de l’importance des tarifs de groupes pour les planificateurs, en raison de leur plus grande possibilité de négociation et de flexibilité. De leur côté, les entreprises continueront de consolider leurs politiques de réunions et chercheront un fournisseur unique capable de leur apporter un soutien global et des économies de coûts. Carlson Wagonlit Travel s’apprête à lancer en Amérique du Nord l’outil «CWT Meetings & Events Dashboard», permettant aux entreprises d’exercer un meilleur contrôle de leurs dépenses en réunions et événements.

Le «virage affaires» amorcé par Tourisme Montréal à la fin 2013 semble débuter à point nommé, à l’heure où les marchés domestiques attirent davantage d’entreprises pour la tenue de leurs réunions. Les marchés limitrophes de Toronto et de Boston sont dans leur ligne de mire, arriveront-ils à les courtiser?

Image à la une: © By NC Grand Hyatt San Francisco