Encadrer efficacement les bénévoles

Gestion des bénévoles, quoi de nouveau ?

Au printemps 2017, Points of Light, la plus grande organisation au monde dédiée au bénévolat organisait la « Conference on Volunteering and Service » dans l’optique de fournir aux organismes des outils pour développer des programmes de gestion efficaces. Cinq tendances se sont dégagées des discussions pendant l’événement.

1. Le bénévolat : facteur de succès… ou d’échec. Dans un rapport publié peu avant l’évènement, Points of Light a identifié la gestion des bénévoles comme étant la première difficulté des organisations sans but lucratif. Cependant, lorsque ces structures décident de s’atteler humainement et financièrement à l’encadrement des volontaires, le retour sur investissement s’avère considérable. Il semblerait même que les entreprises qui font appel à des bénévoles soient mieux dirigées, mieux gérées, plus aptes à l’adaptation et à l’expansion.
2. Tout le monde a un rôle à jouer. Des membres du conseil d’administration aux employés saisonniers, chaque intervenant de l’organisation doit participer activement à l’accueil, à l’encadrement et à la fidélisation des bénévoles. Leur degré de participation à l’activité d’une organisation est étroitement lié à l’enthousiasme du personnel à leur égard, mais également à l’implication des salariés dans le processus de sélection, de formation et de rétroaction.
3. Le paradigme du bénévolat est en train de changer. Si par le passé, les individus percevaient le volontariat comme une alternative à une activité professionnelle, il est aujourd’hui plus généralement associé à une pratique de loisir. Pour rejoindre efficacement ces nouveaux bénévoles, les gestionnaires devraient les considérer davantage comme des consultants avec des missions ponctuelles que comme des employés non rémunérés.
4. Les capacités des bénévoles peuvent être augmentées en valorisant les impacts de leur implication. De ces nouveaux profils de bénévoles émanent de nouvelles attentes. Les altruistes d’aujourd’hui cherchent moins l’appartenance à une organisation que leurs prédécesseurs. Ils sont bien plus sensibles à l’impact et aux résultats de leur engagement. Les discussions de la conférence ont mis en lumière le fait que bien souvent, les gestionnaires confient aux bénévoles des tâches qui ne sont pas à la hauteur de leur potentiel et de leur volonté réelle d’implication.
5. La technologie n’est pas une solution miracle, mais c’est un outil puissant. Les ressources ne manquent pas pour faciliter la communication interne, le recrutement, la connaissance de ses bénévoles, augmenter leur rétention et calculer le retour sur investissement de ces efforts. Gary Bagley, directeur exécutif de New York Care a expliqué comment le recours au programme Google Ad Grant, qui permet aux OBNL d’avoir accès gratuitement aux services de Google AdWords, a favorisé l’amélioration de leur référencement, la réorganisation de leur processus de recrutement des bénévoles, l’automatisation de la communication et l’augmentation de 14 % des nouvelles inscriptions de volontaires.

Quelques exemples inspirants

Favoriser les échanges intergénérationnels de compétences

Pour la première fois dans l’Histoire, nombre d’organisations sans but lucratif sont devenues des milieux où se côtoient cinq générations de bénévoles. Des seniors à la retraite, aux Z à la recherche d’expériences, le spectre des profils de bénévoles est plus étendu que jamais. Bien que cette situation puisse engendrer des défis de gestion, une approche inclusive constitue une formidable occasion de mentorat à double sens. Le Tom & Ethel Bradley Center de la California State University a mis sur pied un programme qui épouse cette tendance. Des étudiants du secondaire reçoivent une formation en archivistique pour numériser les photographies de la collection du centre, alors que les seniors les aident à comprendre le contexte des images et à identifier des personnages et des lieux. L’aisance des jeunes avec les technologies est associée aux connaissances des anciens et assure un enrichissement mutuel.

Source : Tom & Ethel Bradley Center

Cultiver une ambiance chaleureuse

Récipiendaire du Prix Excellence Tourisme 2017, catégorie Gestion des bénévoles, le FestiVoix de Trois-Rivières connaît un taux de fidélisation de 80 % de ses volontaires. Pour les encadrer, le festival s’est doté d’une politique de ressources humaines, et à l’occasion de l’édition 2017, une formation ludique et interactive a été dispensée aux quelque 420 bénévoles. Ceux qui participent au succès de l’événement depuis plus de 5 à 10 ans ont vu leur fidélité récompensée grâce à des macarons d’ambassadeurs qui les identifient comme des personnes-ressources. Une page Facebook tient lieu d’outil de communication interne et de rétroaction. L’accent est mis sur la convivialité et pour les récompenser de leur implication, le festival offre à tous les bénévoles des chandails, une gourde, des repas équilibrés gratuits, deux passeports pour l’événement, et une grande fête est organisée pour les remercier.

Source : FestiVoix

Étendre son réseau de bénévoles grâce à la technologie

Grâce à un projet de production participative unique en son genre, la Smithsonian Institution s’appuie sur des bénévoles du monde entier pour effectuer un travail de transcription colossal. Plus de 9 950 volunpeers ont rejoint le Transcription Center et déjà transcrit près de 350 000 documents (archives historiques, lettres de personnalités, carnets de recherche, etc.) préalablement numérisés par les employés de l’institution. La plateforme collaborative favorise une gestion des bénévoles axée sur l’autonomie totale des participants. Le processus est le suivant : les volunpeers retranscrivent un document de leur choix, un autre bénévole vérifie la transcription qui est finalement certifiée par un expert de l’institution. Comme le recrutement, la formation et le travail des bénévoles se déroulent uniquement sur le site Web, les employés n’interviennent qu’à la toute fin du processus, au moment de la validation des transcriptions, assurant à l’institution un important retour sur investissement.

Source : Smithsonian Digital Volunteers: Transcription Center

Les bénévoles sont plus que jamais des collaborateurs à choyer, car ils sont bien souvent, de par leurs centres d’intérêts et leur relation aux structures, le miroir des clientèles que les organisations tentent d’attirer.

Source de l’image à la une : FestiVoix