S’adapter, encore et encore: les événements en temps de pandémie

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Les acteurs du tourisme d’affaires ont profité de cette période-test pour tenir quelques événements. Ils vivent maintenant la deuxième vague de confinement et s’adaptent car ils entendent bien être prêts lorsque les rassemblements seront de nouveau autorisés.

Bien que les rassemblements, et, plus concrètement, les événements, ne soient plus permis dans de nombreuses régions du Québec qui sont retombées en zone rouge au début octobre, les organisateurs d’événements d’affaires tentent de mettre l’emphase sur le positif; ils ont tout de même pu profiter de l’été pour tenir leurs tout premiers événements depuis le début de la pandémie…

En tenant compte des mesures sanitaires et des règlements qui évoluent sans cesse, l’exercice s’est révélé à la fois ardu, mais nécessaire. Tour d’horizon d’une industrie qui s’adapte, encore et encore, mais qui est désormais plus prête qu’au printemps dernier à surfer la vague.

« On a mis tout notre personnel à pied en mars, et, à ce moment-là, on nageait dans l’inconnu. »

Andrée Gilbert, directrice des ventes et du marketing au Centre de congrès et d’exposition de Lévis résume parfaitement ce que la majorité des acteurs de l’industrie du tourisme d’affaires ont vécu. En mars 2020, alors que la pandémie a pris le monde entier par surprise, tous les événements et congrès prévus ont été annulés du jour au lendemain. Ceux qui n’ont pas été annulés ont été reportés à l’automne (c’est à dire, maintenant) ou au printemps 2021, soit un an plus tard que la date prévue.

Ce n’est finalement pas avant la fin de l’été que les événements en présentiel ont recommencé. Cette période d’accalmie, bien que courte, fut bénéfique pour plusieurs, constituant une sorte de période-test de quelques semaines permettant aux organisateurs de tenter de mettre sur pied des événements dans une « formule renouvelée », de tâter le pouls et de retourner sur le terrain.

« Cet été, on s’est pas mal tous tournés vers de plus petits événements respectant la capacité permise, à ce moment-là de 250 personnes, mais en formule hybride pour à la fois avoir un plan B et accommoder ceux qui n’étaient pas à l’aise de se déplacer. Et on a bien fait », conclut la directrice des ventes du Centre de congrès de Lévis.

Encore une fois, tous les acteurs de l’industrie attendent le feu vert du gouvernement pour relancer leurs activités, parce que, de leur côté, les clients sont toujours aussi impatients de tenir leurs événements.

« Nous avions un événement prévu le 26 mars, lorsque tout a été arrêté par le gouvernement, le 12 mars, soit deux semaines avant! On a dû s’adapter rapidement, explique Karine Limoges, directrice générale du Point en Santé et Services sociaux. Nous avons très vite réagi pour trouver une nouvelle date et reporter l’événement au 8 octobre. Nous attendions de voir si nous allions tenir l’événement en présentiel ou en formule hybride. Les participants avaient l’option d’y assister en personne ou virtuellement. On a bien fait de prévoir le coup, puisque, suite aux récentes annonces, ce fut finalement un événement 100 % virtuel. »

D’un autre côté, elle avait également reporté au 10 septembre un événement prévu à la fin avril en offrant aux participants une formule hybride. Sur 400 participants, 300 ont choisi d’y participer virtuellement et 100 seulement se sont présentés sur place. Ce qui revient à dire que le quart des invités se sont finalement déplacés tandis que les trois quarts ont préféré l’option virtuelle.

Le virtuel : un avantage pour les participants, un défi pour les clients?

« Nous avons réalisé que les gens optaient en majorité pour la  formule web, explique la directrice générale du Point en Santé et Services sociaux. Pour les participants, ce n’est pas un désavantage, le virtuel, parce qu’ils ont accès au même contenu, et même, ils peuvent en consommer plus que s’ils étaient physiquement sur place, sans avoir à se déplacer! Pour nous, par contre, c’est le double du travail, parce qu’il faut s’assurer que les outils web fonctionnent, il peut y avoir des pépins techniques, etc. c’est une toute autre logistique organisationnelle qui repose sur nos épaules.»

Pour l’organisateur d’événements, effectivement, cette nouvelle réalité impose un fournisseur de plus à gérer, considérant que la plupart ne travaillaient pas avec un fournisseur de web diffusion avant la pandémie. Également, pour les clients, il y a moins de valeur ajoutée au fait d’organiser un événement virtuel, puisque le contact client n’y est pas et que le réseautage ou l’opportunité d’attirer des gens à son kiosque, par exemple, ne sont pas, non plus, des options. « C’est moins intéressant pour certains clients, c’est certain, même si les gens n’ont jamais eu autant de temps libre pour s’informer et assister à des événements », fait remarquer Mme Limoges. 

Ce ne sont effectivement pas tous les événements qui peuvent se tenir en virtuel, et certains événements se reportent, d’autres non, bref, c’est toujours du cas par cas. Et cela dépend énormément du client.

Mais, en attendant la suite, l’industrie est d’avis que, pour la prochaine année, on risque de se retrouver avec des événements virtuels à 100 %, et qu’on recommencera peut-être à proposer des formules hybrides dès le printemps prochain, si tout va bien.

« Cela a fonctionné cet été, et la réponse des clients et des participants était positive; on a eu une période test pour s’adapter, et l’avantage, désormais, c’est que tout le monde est prêt », conclut Karine Limoges. 

« Les clients sont ouverts aux changements et sont très respectueux des règlements en place, poursuit Andrée Gilbert. Par exemple, cet été, on leur disait que pour la portion cocktail, il fallait que tout le monde demeure assis et la traditionnelle pause-café a été revue, mais tout le monde était ouvert à ça! Il valait mieux, pour certains, tenir un événement selon certains protocoles stricts que pas de tout. »

Effectivement, l’été aura permis aux planificateurs de s’organiser dans un contexte renouvelé, de mettre en place de nouveaux paramètres, de tester une nouvelle formule, d’adapter leurs salles, d’acheter le matériel sanitaire, de former le personnel et, finalement, tous sont désormais un peu plus familiers avec la diffusion web, une nouvelle réalité à laquelle nous allons tous devoir nous habituer en tourisme d’affaires. Bref, aujourd’hui, tout le monde est un peu plus prêt pour la prochaine reprise, et mieux préparé à naviguer dans la nouvelle réalité de l’événementiel… en temps de pandémie.  

À propos de l’APCQ

Créée en 1981, l’Association des professionnels de congrès du Québec (APCQ) est l’association touristique sectorielle qui participe à la croissance du tourisme d’affaires au Québec en favorisant des alliances entre les intervenants du milieu, en développant la connaissance stratégique et en générant des occasions d’affaires pour l’industrie. Formé de 148 membres, l’effectif de l’Association se compose d’hôtels, de centres de congrès, de destinations touristiques et d’Associations touristiques régionales.

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